Se geres um ginásio ou uma box, já conheces esta rotina: os atletas pagam a sua mensalidade, e tu todos os meses tens de dedicar algumas horas para registar os pagamentos e emitir cada fatura-recibo através de um software de faturação, introduzindo todos os valores novamente e manualmente.
Com o Wodly a resposta é simples: integração direta entre a tua conta Wodly e o Moloni ON, para gerar faturas-recibo a partir dos pagamentos já registados no Wodly, sem necessidade de voltar a escrever os mesmos dados numa segunda plataforma.
O esforço de gerir a faturação do teu ginásio passa de algumas horas para poucos cliques.
Porque é que a faturação ainda é o elo mais lento da gestão do ginásio?
A maior parte dos ginásios em Portugal já usa algum tipo de software de faturação, porque a lei obriga. A emissão de fatura ou fatura-recibo é obrigatória em qualquer prestação de serviços, independentemente de o cliente a pedir (Portal das Finanças), e a generalidade dos negócios só a pode emitir através de software certificado pela Autoridade Tributária (faturacao.pt). No entanto, habitualmente o software de faturação está separado do resto da gestão do ginásio. Na prática isto significa:
- Escreves os mesmos dados duas vezes. Primeiro no sistema onde controlas mensalidades e atletas, depois no software de faturação para emitir a fatura-recibo.
- É fácil errar um valor ou uma data quando estás a passar informação de um sítio para o outro, sobretudo no final do mês, com dezenas de faturas para emitir.
- Fica tudo para o fim do mês. Sem uma ligação direta entre pagamentos e faturação, a tendência natural é acumular e emitir tudo de uma vez, sob pressão.
- Perdes o rasto de quem já tem fatura e quem não tem, principalmente quando há atletas com pagamentos em atraso.
O problema de teres duas fontes de verdade (a tua gestão de atletas e a tua faturação) que não se falam. Um ginásio com uma centena de atletas ativos pode facilmente ter centenas de faturas-recibo para emitir todos os meses. Cada um destes documento é uma oportunidade de escrever mal um valor ou esquecer um atleta.
Porquê fatura-recibo?
Numa fatura simples, o documento declara que um serviço foi prestado e que o pagamento está em dívida. No entanto, na gestão da faturação em ginásios isso raramente acontece: a mensalidade chega primeiro — por débito direto, MB Way, multibanco ou cartão — e só depois é emitido o documento. Quando chega a hora de tratar da fatura, o dinheiro já está na conta.
É aí que entra a fatura-recibo: um único documento que declara simultaneamente que o serviço foi prestado e que o pagamento já foi recebido (Qonto). É o documento certo para a ordem real das coisas num ginásio — pagamento primeiro, documento depois. O Wodly segue exatamente essa lógica e só te deixa pedir o documento a partir de um pagamento que já registaste.
O que é o Moloni ON?
O Moloni ON é a plataforma de faturação e gestão 100% online da Moloni, certificado pela Autoridade Tributária (AT), pensada para funcionar de forma independente da versão clássica, oferece um modelo modular através de add-ons que se adapta perfeitamente às necessidades do seu negócio.
Se já usas o Moloni (a versão original) a boa notícia é que estamos a falar da mesma empresa, mas o Wodly liga-se especificamente à conta Moloni ON. Se ainda não tens uma, precisas de a criar antes de configurar a integração no Wodly.
Estás pronto para elevar o teu ginásio ao próximo nível?
Experimenta o Wodly gratuitamente durante 30 dias →Como funciona a integração do Wodly com o Moloni ON?
Esta integração está disponível para subscrições nos planos Pro e Premium. Consulta aqui os nossos planos e preços.
Conecta a tua conta Moloni ON ao Wodly
A configuração é feita uma única vez, configuras a ligação com as tuas credenciais Moloni ON — são poucos minutos, passos simples, e existe um pequeno tutorial para te guiar neste processo. A partir daí, não voltas a tocar nesta configuração.
Gerar faturas-recibo a partir dos pagamentos já registados
Assumindo que já registaste o pagamento no Wodly, todos os dados já estão presentes (o atleta, o valor, a data). Gerar a fatura-recibo é feito através de alguns cliques, o Wodly trata do cruzamento de dados e integração com o Moloni ON.
Como uma fatura-recibo tem validade fiscal, o Wodly mostra-te sempre uma pre-visualização para obter a tua confirmação antes de avançar. E se por acaso pedires a mesma fatura duas vezes, deteta o duplicado e não emite um segundo documento.
Faturação em lote
No fim de um dia de cobranças, não precisas de faturar um atleta de cada vez. Selecionas todos os pagamentos que quiseres, o Wodly agrupa-os por atleta e emite uma fatura-recibo por cada um. No final mostra-te um resumo: o que correu bem, o que falhou e porquê.
O que ganhas?
O ganho mais imediato: Tempo. Deixas de passar dados manualmente de um sistema para o outro, e deixas de emitir faturas individualmente e manualmente. O segundo ganho é a redução de erros, dado que cada fatura sai com os mesmos dados que já validaste durante o registo de pagamento. Adicionalmente, usando Moloni ON, este garante segurança e compatibilidade com os últimos requisitos fiscais.
O ganho menos óbvio: Depois de um atleta ser faturado pela primeira vez, se mais tarde atualizares o nome, morada fiscal ou o valor do plano de pagamento no Wodly, estas alterações propagam-se automaticamente para o cliente ou produto correspondente no Moloni ON. Não precisas de repetir a alteração no software de faturação.
O resultado prático: A faturação deixa de ser uma tarefa que empurras para o fim do mês e passa a ser mais um passo simples e descomplicado dentro do fluxo de pagamentos que já usas todos os dias. Quanto maior o número de atletas ativos, maior será a diferença que verás. É nos meses de maior volume de pagamentos que a duplicação de dados mais te custa tempo e mais espaço dá a erros.
Perguntas frequentes
Preciso de ter conta no Moloni ON para usar esta funcionalidade? Sim. A integração liga-se à tua conta Moloni ON. Se só tens uma conta na versão clássica do Moloni, precisas de criar uma conta Moloni ON antes de configurar a ligação no Wodly.
A fatura-recibo gerada tem validade fiscal? Sim. O documento é emitido pelo Moloni ON, que é um software de faturação certificado pela Autoridade Tributária, e que garante sempre conformidade com a lei em vigor.
Preciso de ter o NIF dos atletas preenchido no Wodly? Sim, para emitir a fatura-recibo em nome dos atletas. Em alternativa, cada atleta pode optar por indicar que não pretende fornecer o NIF e a fatura é emitida em nome de “Consumidor Final”.
Uso outro software de faturação, não o Moloni. Posso usar esta funcionalidade? Por agora, a integração está construída especificamente para o Moloni ON. Se usas outra ferramenta, continuas a poder consultar os pagamentos no Wodly e emitir a fatura à parte, como farias hoje. No entanto, o Moloni disponibiliza ferramentas de migração totalmente gratuitas, para que possas mudar de software sem preocução e com ajuda dos próprios técnicos da Moloni.
A faturação é só uma peça da gestão diária de um ginásio. Junta-se ao controlo de pagamentos, às aulas e à comunicação com os atletas que o Wodly já centraliza (lê também porque o Excel e o WhatsApp já não chegam para gerir um ginásio). Vê os planos e preços e experimenta grátis durante 30 dias — sem compromisso.
